Mag die Buchhaltung dem Buch auch ihren Namen verdanken, in heutiger Zeit spielen die handschriftlich geführten Wälzer in der Buchhaltung keine Rolle mehr. Fragte sich so mancher EDV-Pionier in der Anfangszeit der Digitalisierung noch, ob elektronische Belege in den Amtsstuben der Finanzämter akzeptiert würden, so haben sich die Verhältnisse in den letzten Jahren umgekehrt. Dafür hat das Bundesfinanzministerium mit einer Rechtsverordnung gesorgt, die den typisch bürokratischen Namen GDPdU trägt: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Diese Verordnung erlaubt nicht nur die Umstellung auf eine elektronische Buchführung, sondern fordert sie nahezu. Betriebsprüfern ist laut den GDPdU ein Onlinezugriff auf alle steuerlich relevanten Unterlagen zu gewähren. Nun haben Finanzämter in der Regel ein Einsehen und akzeptieren bei Kleinbetrieben auch eine traditionelle Buchführung, aber letztlich sollten auch Kleinstbetrieb von den Vorteilen elektronischer Finanzbücher überzeugt sein und sich freiwillig dafür entscheiden.
Vorteile elektronischer Finanzbücher
Der wesentliche Vorteil besteht sicherlich darin, dass die elektronische Buchführung enorm viel Zeit spart. Ein- und Ausgaben müssen lediglich kurz eingetippt werden, den Rest übernimmt die EDV. Aufgrund dieser Einfachheit führen mittlerweile sogar zahlreiche Privathaushalte ein elektronisches Haushaltsbuch, um einen schnellen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu haben. Wie umfangreich die eingesetzte Software sein sollte, hängt selbstverständlich von den Anforderungen ab. In einfachen Fällen reicht eine einfache Tabelle für ein Tabellenkalkulationsprogramm. Professionelle Lösungen leisten mehr und berechnen beispielsweise automatisch anfallende Steuern. Wer es noch komfortabler mag, wird sich für umfangreichere Systeme entscheiden, die jede Bestellung und jede ausgestellte Rechnung automatisch in die Buchführung übernehmen. IT-Profis sprechen in diesem Zusammenhang von skalierbaren Lösungen. Damit ist gemeint, dass es heute für jeden Bedarf eine angemessene Lösung für eine elektronische Buchführung gibt, vom kleinen Ein-Mann-Betrieb bis zum Großkonzern. Private Rentenversicherung ist auch ein Verwaltungsschwieriges Thema. Auch dieses ist durch Software stark zu vereinfachen.
Nur Mut!
Wer noch immer am klassischen Finanzbuch festhält, sollte eine elektronische Buchführung zumindest einmal ausprobieren. Nach wenigen Wochen kann sich kaum noch jemand vorstellen, zum alten System zurückzukehren. Die Datenerfassung wird spürbar beschleunigt, alle relevanten Informationen stehen auf Knopfdruck bereit und Rechenfehler in der Buchführung gehören endgültig der Vergangenheit an. In nahezu allen Fällen werden auch die Kosten spürbar gesenkt. Und sei es nur deswegen, weil auch der Steuerberater viel Zeit einspart.