posted by admin on Juni 20th, 2011
In “Buchhaltung” und “Buchführung” steckt das Wort “Buch” und das mit gutem Grund: Die Abbildung der finanziellen Vorgänge in einem Unternehmen erfolgt mit Hilfe der doppelten Buchführung in Büchern, im sogenannten Grundbuch oder Journal, im Hauptbuch und in den Nebenbüchern. Vor Einführung der Datenverarbeitung wurden die Buchungen tatsächlich in gebundene Bücher eingetragen. Im Grundbuch werden dabei die Geschäftsvorfälle in der Reihenfolge ihrer Entstehung eingetragen. Dabei kommen folgende Buchungen regelmäßig vor: Eröffnungsbuchungen, mit der am Jahresanfang die Endsalden auf Bestandskonten ins neue Jahr vorgetragen werden, laufende Buchungen und Abschlussbuchungen, mit denen die Kontosalden in den Jahresabschluss übernommen werden. Alle Buchungen erfolgen übrigens auf der Basis von Belegen, die ordnungsgemäß abzulegen sind. Als Belege kommen in Frage: Eingangs- und Ausgangsrechnungen, Kontoauszüge von Banken und Sparkassen, Kassenbelege, Eigenbelege sowie interne Buchungsanweisungen. Die Buchungsvorgänge werden anschließend vom Grundbuch übertragen, wobei sie systematisch sortiert werden. Jeder gebuchte Geschäftsvorfall wird einem spezifischen Konto zugeordnet, wie zum Beispiel den typischen Bestandskonten Kasse, Bank, Maschinen oder Verbindlichkeiten gegenüber Kreditinstituten oder den Erfolgskonten wie beispielsweise Umsatzerlöse und Aufwendungen für bezogene Leistungen. Das Hauptbuch besteht aus Kontenblättern. Auf diesen T-Konten werden links im Soll die Aufwendungen, rechts im Haben die Erträge bei Erfolgskonten eingetragen. Bei Bestandskonten werden Aktivposten im Soll und Passivposten im Haben erfasst. Für die Eintragung der Buchungen vom Journal ins Hauptbuch konnte bei der Buchführung ohne EDV zwischen der Übertragungsbuchhaltung (wie zuvor beschrieben) oder der Durchschreibebuchhaltung gewählt werden. In Nebenbüchern werden bestimmte betriebliche Bereiche wie die Personalbuchhaltung oder die Debitoren (Forderungen) und Kreditoren (Verbindlichkeiten) separat erfasst und zum Monatsende ins Hauptbuch übertragen.
Heute führen nahezu alle Betriebe ihre Buchhaltung mit Hilfe der EDV. Zeit- und Kostenersparnis, höhere Zuverlässigkeit und wesentlich verbesserte Informationsfunktionen machen Computer in der Buchhaltung unverzichtbar. Der Buchhalter muss nur noch das Grundbuch führen, die Übertragung ins Hauptbuch erfolgt dann automatisch. In den verwendeten EDV-Programmen ist die Zuordnung der angesprochenen Konten auf die einzelnen Konten des Hauptbuches genau hinterlegt. Um Fehler bei der Buchung zu minimieren, sind bei Buchungen bestimmte Konten als Gegenkonten gesperrt. Am Monatsende und Jahresende können auf Knopfdruck Abschlüsse erstellt werden. Jederzeit können sich die Geschäftsführung und andere zuständige Mitarbeiter Analysen und Auswertungen ausdrucken lassen. Dies ist bei keiner manuellen Buchhaltung möglich gewesen. Dennoch wird die manuelle Buchhaltung nie völlig in Vergessenheit geraten: Nur wer sie beherrscht, kann auch kompetent mit EDV-Programmen die Finanzbuchhaltung führen. Auch bei der digitalen Buchhaltung muss der Hauptbuchhalter am Ende jeden Tages das ausgedruckte Journal dahingehend überprüfen, ob alle Konten korrekt bebucht wurden.