Mag die Buchhaltung dem Buch auch ihren Namen verdanken, in heutiger Zeit spielen die handschriftlich geführten Wälzer in der Buchhaltung keine Rolle mehr. Fragte sich so mancher EDV-Pionier in der Anfangszeit der Digitalisierung noch, ob elektronische Belege in den Amtsstuben der Finanzämter akzeptiert würden, so haben sich die Verhältnisse in den letzten Jahren umgekehrt. Dafür hat das Bundesfinanzministerium mit einer Rechtsverordnung gesorgt, die den typisch bürokratischen Namen GDPdU trägt: Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen. Diese Verordnung erlaubt nicht nur die Umstellung auf eine elektronische Buchführung, sondern fordert sie nahezu. Betriebsprüfern ist laut den GDPdU ein Onlinezugriff auf alle steuerlich relevanten Unterlagen zu gewähren. Nun haben Finanzämter in der Regel ein Einsehen und akzeptieren bei Kleinbetrieben auch eine traditionelle Buchführung, aber letztlich sollten auch Kleinstbetrieb von den Vorteilen elektronischer Finanzbücher überzeugt sein und sich freiwillig dafür entscheiden.

Vorteile elektronischer Finanzbücher

Der wesentliche Vorteil besteht sicherlich darin, dass die elektronische Buchführung enorm viel Zeit spart. Ein- und Ausgaben müssen lediglich kurz eingetippt werden, den Rest übernimmt die EDV. Aufgrund dieser Einfachheit führen mittlerweile sogar zahlreiche Privathaushalte ein elektronisches Haushaltsbuch, um einen schnellen Überblick über Einnahmen und Ausgaben zu haben. Wie umfangreich die eingesetzte Software sein sollte, hängt selbstverständlich von den Anforderungen ab. In einfachen Fällen reicht eine einfache Tabelle für ein Tabellenkalkulationsprogramm. Professionelle Lösungen leisten mehr und berechnen beispielsweise automatisch anfallende Steuern. Wer es noch komfortabler mag, wird sich für umfangreichere Systeme entscheiden, die jede Bestellung und jede ausgestellte Rechnung automatisch in die Buchführung übernehmen. IT-Profis sprechen in diesem Zusammenhang von skalierbaren Lösungen. Damit ist gemeint, dass es heute für jeden Bedarf eine angemessene Lösung für eine elektronische Buchführung gibt, vom kleinen Ein-Mann-Betrieb bis zum Großkonzern. Private Rentenversicherung ist auch ein Verwaltungsschwieriges Thema. Auch dieses ist durch Software stark zu vereinfachen.

Nur Mut!

Wer noch immer am klassischen Finanzbuch festhält, sollte eine elektronische Buchführung zumindest einmal ausprobieren. Nach wenigen Wochen kann sich kaum noch jemand vorstellen, zum alten System zurückzukehren. Die Datenerfassung wird spürbar beschleunigt, alle relevanten Informationen stehen auf Knopfdruck bereit und Rechenfehler in der Buchführung gehören endgültig der Vergangenheit an. In nahezu allen Fällen werden auch die Kosten spürbar gesenkt. Und sei es nur deswegen, weil auch der Steuerberater viel Zeit einspart.

Buchhaltung schnell und sicher

Mit verschiedenen Softwaretools kann jedermann seine Buchhaltung günstig selbst erledigen. Alle wichtigen Zahlen werden übersichtlich dargestellt, und was das Wichtigste ist: Durch die Suchfunktionen wird ein Vorgang sofort gefunden, wo früher mühselig in Unterlagen geblättert wurde. Daneben sind aktualisierte Versionen stets auf dem letzten Stand gesetzlicher Vorgaben, Jahresabschlüsse können als Bilanz oder Einnahmen-/Überschussrechnung erstellt werden, die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung über das ELSTER-System ist ebenso enthalten. Eine Bankenmappe enthält sämtliche Fakten und Kennzahlen, die für ein Bankgespräch benötigt werden, und das Business-Cockpit verschafft den globalen Überblick über das Unternehmen auf einer Datenseite mit einer Menüführung zu den Unterverzeichnissen. Für das Handwerk, Ärzte, Anwälte und andere Freiberufler, die Landwirtschaft, den Einzelhandel oder Vereine gibt es Musterkontenrahmen, die DATEV-kompatibel aufgebaut sind.

Faktura-Programme

Das gesamte Rechnungswesen, Gutschriften und Storni, offene Posten, das Mahnwesen oder Eingangsrechnungen werden mit Faktura-Programmen nicht nur dargestellt, sondern auch sofort berechnet. Hierbei gibt es spezielle Software für kleine und mittlere Unternehmen (KMU), die den Firmen die effiziente Abwicklung ihres Zahlungsverkehrs ermöglicht. Sowohl alle Eingangsrechnungen als auch alle offenen Positionen werden ausgewiesen, auf der Gegenseite die bezahlten und noch offenen Rechnungen. Damit erlangt der Unternehmer oder Freiberufler auf Knopfdruck einen sofortigen Überblick über den finanziellen Status seiner Unternehmungen. Die Updates erfolgen laufend, alle Kennzahlen liegen so permanent aktualisiert vor.
Rechnungen werden als PDF erstellt und können gedruckt oder als E-Mail versandt werden. Das Rechnungsmodul greift dabei auf hinterlegte Daten von Kunden, Produkten und Dienstleistungen zurück. Eine Neueingabe von Vorgängen wird dadurch überflüssig, die Effizienz der Arbeitsvorgänge steigt enorm. Gleichzeitig entsprechen die Rechnungen gesetzlichen Anforderungen.

Zahlungsverkehrsoftware

Programme wie EasyDTA liefern Zahlungsfunktionalitäten für die Programme von Microsoft Access, Excel, dBase, CSV, TXT und vielen anderen. Plus Versionen solcher Programme prüfen sogar Kontonummern auf Gültigkeit, damit ist aus den eigenen Datenbanken heraus der Zahlungsverkehr abzuwickeln. Die neuesten Updates der Programme werden stets nach den neuesten Versionen der Softwarehersteller konfiguriert und laufen stets auf den jüngsten Systemen. Mit der Zahlungsverkehrsoftware können auch Daten für einen beleglosen Datenträgeraustausch erstellt werden, die in DTA/DTAUS-Dateien Überweisungs- und Lastschriftvorlagen enthalten. Zahlungsverkehrdaten können aus den verschiedensten Datenbänken, beispielsweise von Excel, eingelesen und der Zahlungsverkehr ausgelöst werden.